アクティとやま

個人情報保護の規程


 目的

 この規程は、当社(当紹介事業所)が求職者から入手する個人情報について、その取扱いの責任体制を明確にするとともに、管理運営のルールを定め、個人情報の適切な管理を図ることにより、求職者保護に資すると共に、民営職業紹介事業者(所)としての高い公共性を具現することを目的とする。

 個人情報の範囲

 この規程で個人情報とは、求職者に関する情報であって、次の第1号から第3号までに掲げる文章及びそれらに記載されてた内容のものをいう。

  1. 履歴書、職務経歴書、求職票
  2. 個人のスケジュール表
  3. 求職者との面談記録 その他特定の個人を識別もしくは推定することが可能なもの

 個人情報を取り扱うことができる者

 個人情報を取扱うことができる者は、職業紹介責任者の資格を有する者及びその指定する者に限るものとする。

 個人情報保護責任者

 個人情報を取扱うことができる者を個人情報保護責任者とする。個人情報保護責任者の職務は次の通りとする。

  1. 個人情報保護規程の作成、見直し、変更及び保管
  2. 次に掲げる者に対する、個人情報保護規程の周知徹底
   イ 個人情報を取扱うことができる者
   ロ 新たに個人情報を取扱うこととなる者
  3. 個人情報に関する苦情・相談の受付及び処理の統括
  4. 本規定を求職者が自由に入手できるための処置
  5. 個人情報保護に関する行政官庁からの指導等への対応及びその関係者への周知その他本規程の各条に個人情報保護責任者の職務として規程されている事項

 個人情報の収集

 収集する個人情報は、職業を紹介するために必要な範囲内に限り、これを行うことができる。

 収集してはならない情報

 次に掲げる情報は、これを収集してはならない。

  1. 人種、民族、社会的身分、門地、本籍地、出生地、その他社会的差別の原因となるおそれのある事項 〈具体例〉家族の職業、収入、本人の資産等の情報、(税金、社会保険の取り扱い等労務管理を適切に実施するために必要なものを除く)容姿、スリーサイズ等差別的評価につながる情報
  2. 思想及び信条
 〈具体例〉人生観、生活信条、支持政党、講読新聞、雑誌、愛読書
  3. 労働組合の加入状況等
 〈具体例〉労働運動、学生運動、消費者運動その他社会運動に関する情報

 個人情報の収集方法

 個人情報の収集は、次に掲げる方法の何れかによらなければならない。
  - 求職者本人から直接収集する
  - 本人の同意を得て本人以外の者から収集する
  - 職業紹介の業務提携により、提携先から収集する

 新規卒業予定者等の応募書類

 高等学校もしくは中等教育学校または中学校の新規卒業予定者から応募書類の提出を求めるときは、職業安定局長の定める書類(全国高等学校統一応募用紙または職業相談表(乙)によらなければならない。

 身元確認勧奨の禁止

 求人先に対し、求職者の身元確認を勧めるような発言をしてはならない。

 個人情報の保管

 個人情報は、個人情報を取り扱うことができる者以外が自由に見ることができない方法で保管しなければならない。

 個人情報の使用

 個人情報は、次のいずれかの目的以外に使用してはならない。

  1. 求人者に対し求職情報を提供するため。
  2. 業務提携先に対し求職情報を提供するため。

 求職者の同意

 個人情報を提供するときは、求職者に提供先名を示し、その同意を得てから行われなければならない。

 原本の保管

 個人情報を持ち出すときは、写しをとって持ち出すこととし、原本は常に所定の場所に戻しておかなければならない。

 個人情報の開示

 求職者より、自己の個人情報について、開示を求められたときは、速やかにその返却を求め、これを破棄しなければならない。

 個人情報の訂正・削除等

 求職者より、自己の個人情報について、訂正、一部削除、または追加の申し出があったときは、それに応じてただちに当該個人情報を変更しなければならない この場合においても、変更前の情報がすでに求人者等に提供されているときは、求職者の同意を得て、速やかに変更後の情報を当該求人者等に通知しなければならない。

 個人情報の利用または提供の拒否権

 求職者より、自己の個人情報について、その利用または求人者等への提供を拒まれた場合は、これに応じなければならない。当該情報が本人の同意にもとづいてすでに求人者等に提供されている場合も本人からその返却の要望があったときは、速やかにその返却を求めなければならない。

 不利益取り扱いの禁止

 前3規程の場合において、求職者が、自己の個人情報について、その解除を求めたり、訂正を申し出たり、利用・提供を拒んだりした事を理由として、当該求職者に不利益となる取扱いをしてはならない。

 個人情報の返却

 求職者より、自己の提出した個人情報について、その返却を求められたときはただちにこれを返却しなければならない。

 個人情報の破棄

 個人情報は、次の何れかに該当するにいたったときは、ただちにこれを破棄しなければならない。

  1. 当該求職者より、破棄の求めがあったとき
  2. 当該求職者が死亡したとき
  3. 当該求職者について、紹介斡旋が行われないまま3年が経過したとき、ただし、現に紹介斡旋が行われていないものに限る

 個人情報の破棄の方法

 個人情報の破棄は、すべていずれかの方法で行わなければならない。

  1. 細断して破棄する。
  2. 廃棄物処理業者に委託して焼却する。

 個人情報破棄の委託

 個人情報の破棄を他の者に委託する場合は、個人情報保護責任者は次のことを確認しなければならない。

  1. 委託先が、破棄を委託するに足りる信頼性を有すること
  2. 委託先における管理のルールが、当社(当紹介所)のそれと同等以上のレベルであること
  3. 委託先における破棄が、定められたルールに則して行われていること
  4. 万一事故が発生した場合に、委託先が適切の対応がとれると認められること

 個人情報の破棄委託契約

 前条の場合において、個人情報保護責任者は、委託先との間で、次に掲げる内容を含む契約書を締結するとともに、委託先における実際の破棄が、契約書に定められた内容に沿って行われている事を点検しなければならない。

  1. 機密保持に関する事項
  2. 再委託に関する事項
  3. 事故時の責任分担に関する事項

 秘密の定義

 この規程において秘密とは、一般に知られていない事実であって、他人に知られないことにつき、本人が相当の利益を有すると認められる事実をいう。
 〈具体例〉 本籍地(都道府県までの情報を除く)出身地、支持もしくは加入する政党、政治運動歴、借入金額、保証人となっている事実。

 秘密の漏洩防止

 求職者の秘密に該当する個人情報を知り得たときは、それが正当な理由なく他人に知られることがないよう、次のことを厳守しなければならない。

  1. 当社(当紹介所)に在職中はもちろん、退職後も他人にその秘密を漏らさないこと
  2. その秘密を表すメモ類を残さないこと
  3. その秘密を履歴書等に記入しないこと

 秘密漏洩に当たらない正当な理由

 前条において秘密漏洩に当たらない正当な理由とは、次のようなものをいう ただし、これらの場合でも、知らせるのは必要最小限のものに止めなければならない。

  1. 裁判所における証人としての証言
  2. 刑事起訴法に基づく捜査機関からの照会
  3. 紹介事業者の正当な業務行為として、当該情報を漏らすことが就職につながること、かつ本人の不利益にならないことが事前に明確に判断できる場合

 苦情の処理等

 個人情報の取扱いに関し求職者から苦情を受けたときは、別に定める“苦情処理の規程”に則り処理しなければならない。

 求職者からの要望等への対応

 個人情報を取り扱う者は、求職者より、自己の個人情報の保管または使用について、質問、相談または要望を受けたときは、真摯にこれに対応しなければならない。

 求職者の同意の取付方法

 “個人情報の収集方法”、“求職者の同意”、“個人情報の訂正・削除等”の項に定める求職者の同意は、文書または口頭で得るものとする。

 倫理感の保持

 当社(当紹介所)において個人情報を取扱う者は、役員、従業の区別なく、すべて、本規程の内容を熟知してこれを厳守することはもちろん、個人情報を取扱うことに伴う責任の重さを認識し、高い倫理感をもって業務を遂行しなければならない。

 罰則

 この規程に違反して個人情報を収集、利用または提供した者は、取締役会(紹介所長)の判断に基づき、処分を行う。

 求人者の個人情報

 求人者の個人情報についても、次のことを厳守しなければならない。

  1. 正当な理由なく他人に漏らさないこと
  2. 職業紹介以外の目的に使用しないこと
  3. 求職者に対しても、正当な理由なく他人に漏らさないよう求めること

 個人情報をコンピュータで処理する場合への適用

 個人情報をコンピュータで処理する場合においては、各条の規程を次の通りとする。

  1. “個人情報の範囲”の項に定める個人情報の範囲は、それらの事項であってコンピュータに記憶されているものを含むものとする。
  2. “個人情報保護責任者”の項に定める個人情報保護責任者の職務には、次の事項を追加する。
     * 個人情報処理のためのアプリケーション・ソフトウェアの統括・管理
     * コンピュータに記憶されている個人情報にアクセスするためのパスワードの登録、定期的な変更、解除その他の管理
     * コンピュータに記憶されている個人情報を、不正なアクセスから防護するための処置
  3. “個人情報の返却”の項に定める個人情報の返却、並びに第21条に定める個人情報の破棄には、当該個人情報の、コンピュータ記憶装置から   の完全抹消を含むものとする。
  4. “求職者の同意の取付方法”の項に定める求職者の同意には、インターネット上での同意を含むものとする。

 改廃

 この規程の改廃は、取締役会(紹介所長)の承認を得て効力を発するものとする。

苦情処理の規程


 目的

 この規程は、当社が受ける苦情の処理について、その責任体制を明確にするとともに、処理ルールを定め、適切な苦情処理を図ることにより、有料職業紹介事業者としての高い公共性を具現することを目的とする。

 苦情処理の原則

 苦情処理に当たっては、事実に基づき、誠意をもって迅速かつ適切な処理に当たるものとする。

 苦情処理統括責任者

 代表者は職業紹介責任者の中から、職業紹介責任者を有する者及びその指定する者を苦情処理統括責任者とすることとし、その者に以下の業務を行わせるものとする。

  1. 苦情処理規程の作成、見直し、変更および保管
  2. 全従業員に対する苦情処理規程の周知徹底
  3. 苦情案件の受付処理状況の統括
  4. 苦情処理に関する関係行政機関等からの指導等への対応及びその関係者への周知
  5. 苦情処理委員会の招集
  6. その他本規程の各条に規定される事項

 苦情処理の窓口

 苦情知りの窓口は、原則としてその案件の紹介を担当した者が当たるものとし、その者が対応できない場合は苦情処理統括責任者が指名する者とする。

 関係機関との連携

 苦情処理統括責任者は、関係法令に照らし、違法又は不法な内容を含む苦情等専門的な相談援助を必要とする苦情については、関係行政機関等と連携して対応するものとする。

 苦情の申出先の周知

 苦情処理統括責任者は、苦情の申出先として、管轄の都道府県労働局及び公共職業安定所、専門的な相談援助を行うことができる団体の名称・所在地・電話番号等についても、事業所内の一般の閲覧に便利な場所に掲示するとともに、パンフレット等を活用して周知するものとする。

 関係機関を経由した苦情への対応

 苦情処理統括責任者は、自らの職業紹介所に係わる求職者、求人者等からの苦情の申出を受けた管轄の都道府県労働局又は公共職業安定所、専門的な相談援助を行うことができる団体等から、苦情に関する連絡を受けた場合には、求職者、求人者等から直接苦情を受けた場合と同様に、適切、かつ、迅速に対応するものとする。

 苦情処理に関する情報の整理、活用

 苦情処理統括責任者は、適切かつ迅速に苦情処理を行うことができるよう、関係法令、苦情処理の具体例等、苦情処理に関する必要な知識・情報の修得に努めるとともに、苦情処理を行った場合には、その内容や問題点について整理し、その後の苦情処理への対応に活用するものとする。

 個人情報の保護

 苦情処理に携わるものは、苦情処理に関して求職者等の個人情報を知ったときは、別に定める“個人情報保護の規程”に則り適正な管理を行わなければならない。